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内容証明郵便での売掛金回収は有効な方法!内容証明には決まった文章形式がある

売掛金回収は内容証明が有効!決まった文章はあるのか? 売掛金問題の解決方法と予防策

売掛金の回収に問題が発生した場合には、内容証明郵便が有効です。

内容証明とは、文書内容を第三者である「郵便局」が証明する「謄本」のことです。謄本は「元となる本や契約書などの内容をすべて書き写した文書」のことで、戸籍謄本や登記簿謄本などのように法律的な証明にもなる文書を指します。

裁判所の特別送達(命令書など)に比べると法的な拘束力は弱いですが、内容証明に書かれてある文面次第では、取引先に支払いのプレッシャーを与えられます。

これによりまずは相手に対し本気度を示すことができます。相手にもよりますが、内容証明を受け取ることで未払いだった売掛金を支払ってくることもあります。もし内容証明を取引先に送っても売掛金の支払いをしてこない場合、そして裁判に持ち込んだ場合には証拠となる得ます。

そのためにも内容証明は非常に重要なものです。このことからも正しい書き方を知る必要があるのですが、支払い催促のための内容証明には記載すべき文言や書式など細かいルールがあります。

 

B社長
売掛金が取引先から入って来ない場合には内容証明は有効な手段だ。「場合によっては法的処置を行う」という本気の態度を取引先に示すことができる。もし裁判になったとしても、証拠になる。

 

売掛金回収の内容証明とは意思表示と証拠づくり

売掛金回収の内容証明とは?
内容証明とは郵便物の一種で、文章の内容を証明してくれる「謄本」の性質をもつ郵便物です。郵便法第48条によって定められている法的書類です。

郵便法第48条
  • 内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。

注意すべきは、内容証明は文章の内容を証明するだけであって、文章の内容が正しいか正しくないかということを証明するものではありません。

内容証明を送ったからといって、即売掛金が回収できるというわけではありません。あくまでも内容証明を送ることで、その後に起こる可能性のある裁判などの証拠となるという位置づけです。

また、内容証明郵便は現金書留と同じ一般書留扱いが原則です。この原則も郵便法で定められています。

郵便法第44条3項
  • 引受時刻証明、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いは、書留とする郵便物につき、これをするものとする。

一般書留扱いとは、引き受けから配達までの送達過程を記録し、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に実損額を賠償する郵便物のことです。つまり、取引先に送った内容証明郵便は、確実に手渡されるということです。取引先が「そんな書類は受け取っていない」と裁判などで言い逃れができません。

内容証明の基本として、証明される文章の項目は次の3つです。

内容証明で証明される文章の項目
  • 差出人
  • 受取人
  • 文書の内容

届いた事実や配達された年月日については、必ず配達証明書を発行してもらいましょう。裁判などが起こった場合、その時系列を証明しなければなりません。配達証明書があることで、内容証明を送ったという証拠書類になり、売掛金回収で裁判などを行なう際に重要な証拠資料になります。

 

B社長
配達証明書も内容証明と同じように法的拘束力がある書類だ。大切に保管しよう。裁判になったとき「受け取った受け取らない」というトラブルを防ぐことができる。

 

売掛金回収で内容証明を利用する場合の効力とは?

売掛金回収で内容証明を利用する場合の効力とは?
売掛金回収で内容証明を利用した場合の効力には、主に次の4つが挙げられます。

内容証明の効力
  • 証拠書類としての効力を持てる
  • 売掛金を支払わない取引先にプレッシャーをかけられる
  • 時効中断の効力がある
  • 確定日付を得られる

証拠書類としての効力を持てる

証拠書類としての効力がある内容証明は、誰が誰に対してどんな内容の文章を送ったのかを証明するものです。売掛金の回収について訴訟を起こした際、取引先が「これまで請求されたことがない」や「内容証明を受け取っていない」という主張を防げます。

売掛金を支払わない取引先にプレッシャーをかけられる

内容証明のもつ「謄本」という特殊な特徴は、裁判が起こった際に効力を発揮します。一般的には「内容証明の送付が最終通告だ」という意味合いで使われます。また、文章の内容や一般の手紙との違いからも尋常ではない事態であることが印象付けられるのです。

ちなみに、内容証明郵便と一般の手紙には大きな違いがあります。

内容証明と一般の手紙との違い
  • 郵便局の配達員が直接担当者(受取人)に手渡すこと
  • 書式の規則があり、文章の体裁が整っている
  • ページのつなぎ目に契印がされている
  • 郵便局の認証司による認証印が押印されている
  • 差出人と受取人の住所や名称が記載されている

一般の手紙との違いが受け取った相手、つまり取引先にプレッシャーを与え、売掛金の回収が進むケースもあるのです。

注意すべきは内容証明の発行は規模の小さな郵便局ではできないことです。大きな郵便局で「認証司」という資格を持った郵便局員がいる局でしか発行できません。もし、最寄りの郵便局で内容証明を発行できるか不明な場合は、郵便局まで問い合わせて確認しましょう。

時効中断の効力がある

売掛金には時効があり、時効が成立してしまうと売掛金の回収ができなくなってしまいます。内容証明を送ることで時効の経過を中断させられる効果があります。

参照 請求忘れの時効はいつまで?時効期限になると回収不能になる!

 

確定日付を得られる

法律上では内容証明を送付した日付が重要な意味を持っています。とくに売掛金の回収において、裁判になった場合には、いつ送ったのかという点が争点になる場合もあるのです。

売掛金回収で内容証明を利用する際の基本ルール

売掛金回収で内容証明を利用する際の基本ルール
実際に売掛金回収の内容証明文の書式規則について解説していきます。法的書類になるため、きちんとルールを守って作成しましょう。

内容証明用の用紙はA4もしくはB4

用紙サイズや紙の材質は原則自由ですが、一般的にはA4もしくはB4のコピー用紙が使われています。

文房具店などに内容証明専門の用紙が販売されてはいるものの、わざわざ購入して使わなくても問題ありません。

ただし、内容証明文書は5年間の保存義務があります。FAXなどで使われている感熱紙は適しませんので注意しましょう。

内容証明の文章が長くなってしまっても枚数は制限なし

内容証明の文章が長くなってしまう場合、内容証明郵便の枚数は何枚になっても問題はありません。複数枚の内容証明の場合は、すべてのページのつなぎ目にまたがって押印(契印)をしてください。これは内容証明の法的ルールでもあるため、ページの上部などに押さないように気を付けましょう。

内容証明郵便の文字数・行数にルールがある

文字数と行数にも細かいルールがあります。縦書きと横書きで文字数と行数が異なります。

文字数と行数のルール
  • 縦書き:1行20次以内、1枚26行以内
  • 横書き:1行20字以内、1枚26行以内
  • 横書き:1行13字以内、1枚40行以内
  • 横書き:1行26字以内、1枚20行以内

一般的には横書きの「1行26字以内、1枚20行以内」のルールを使われることが多いようです。空白や空行は文字数や行数としてカウントしません。ただし、最終ページの下部に郵便局認証司の認証印が押せるスペースは開けておきましょう。

このルールはあくまでも紙ベースの内容証明に適用されます。電子内容証明の場合は文字数や行数の制限がありません。

内容証明に使用可能な文字種は決められている

内容証明は使用できる文字種も決まっています。

実際に書いたことのある人であれば実感したと思いますが、これが意外と分かりにくいのです。

文字種
  • ひらがな
  • カタカナ
  • 漢字
  • 数字
  • 一般的な記号
  • 句読点

英字に関しては固有名詞(人名や地名、会社名や商品名など)のみ利用可能です。

()や「」は1組で1文字です。ただし、①のような〇などで囲んだ文字に関しては〇で1文字、1で1文字になります。つまり①=2文字としてカウントするということです。

内容証明の標題は自由

売掛金を催促するという意味が伝われば、どんな標題でもかまいません。

売掛金回収催告書や時効中断措置に関する文書などでも意味が伝わればOKです。

内容証明には差出人と受取人は必須!

差出人と受取人の住所と氏名の記載は必須です。

記載する内容は内容証明の封筒に書かれている内容と一致していなければなりません。

文面の中で差出人の氏名の下や横に押印することが一般的な慣習です。しかし法的規定ではないため、特段に押印しなくても問題はありません。

内容証明の文章に前文・後文は必要ではない

内容証明は手紙ではないため、「初秋の候~」といった時候のあいさつや「敬具」といった文末の結び言葉は省いてください。

本来は売掛金を催告したりする「強い意味合い」をもつ内容証明ですが、和解協議などの「お願い」の場合は取引先の心情を察して、あいさつを入れることもあります。書かないことが正というわけではないことを覚えておきましょう。

内容証明に契約書のコピーなどの同封物は入れない

契約書のコピーや支払明細のコピーなど、文章を補足する意味合いでの書類などは同封してはいけません。

内容証明の文書しか送付できません。もし必要なのであれば、内容証明の文中に「別郵便で契約書の写しを同封させていただきました。」などを記載してから送付することは問題ありません。

内容証明を書く筆記具は消えないもの

文章を記入するのはボールペンでも構いませんし、パソコンで作成してインクトナーで文章を作っていても問題ありません。

使用してはいけないのが「鉛筆」と「消せるボールペン」です。5年間の保管義務があり、鉛筆や消せるボールペンでは保管に耐えられないためです。

内容証明は3部作成

内容証明は自分用の控え、取引先用(送付用)、郵便局の保管用と最低3部は作成してください。

文章の内容が同じであれば、コピーでも問題ありませんが、ページが複数に渡る場合のつなぎ目の押印は忘れないようにしてください。

内容証明の本文の書き方にルールはある

このように、内容証明を書くためにはさまざまなルールがあります。

時系列から大前提、小前提、結論と相手が読んだときに伝わるような文章構成にすることが大切です。注意すべきは感情的になって文調が乱暴にならないようにすることでしょう。捉え方によっては脅迫や名誉棄損で訴えられてしまうケースもあるためです。

売掛金の回収などの要求に関しては「法律の〇条に基づき」というように、明確な根拠や理由を記載しましょう。売掛金の回収が目的の場合、期限を明記しておくことが重要です。支払期限を守らなければ法的措置を行なうなどの対抗手段を明記してください。

ただ正直、書き慣れていない人は難しいかと思います。そのため一番シンプルな方法としては、インターネット上でひな形を探し参考にすることです。また弁護士や司法書士、行政書士に作成依頼することも可能です。金額としてはピンキリであり、約3000円ほどから作成をしてくれる事務所もあるようです。

内容証明を出す際には、郵便局のスタッフがチェックを行います。形式に合っていなければNGを出されてしまいます。どの部分がおかしいのかも教えてくれます。

参照 内容証明郵便の書き方(例)

 

 

内容証明の書き方は必要事項を掲載する
単純に「売掛金の支払いをしてください」という内容を書くだけではダメなのですね?

内容証明はひな形をお手本にした方が早い。もしくは士業に依頼すると良いだろう。
基本的に書き方が決まっている。インターネットでも探せばひな形を見つけることができ参考になるだろう。そもそも、内容証明郵便を送る際には郵便局のスタッフからのチェックが入る。チェックにパスしなければ送ることができないのだ。もし書き方が間違っていたとしても、郵便局のスタッフが教えてくれる場合もある。
もし不安であったり手間を減らしたいのであれば、士業に作成を依頼するのも1つの方法だ。

 

売掛金が回収できなかったらまずは内容証明を送ることから

売掛金回収の内容証明のルールは文章以外にも多い

売掛金を回収できない問題に直面したら、まずは内容証明郵便を送ってみるところから始めてみましょう。

ただしここまでお話ししてきたように内容証明には数々のルールがあります。ただしこれは将来的に売掛金の回収トラブルで裁判を起こす場合には、証拠書類として利用できるため必要な作業です。

もし、自分ひとりで作るのが難しいのであれば、弁護士などに依頼することも1つの方法です。売掛金の回収ができるように正しい内容証明を作成しましょう。売掛金の回収には内容証明が有効です。内容証明を送っても未払いの売掛金を回収できない場合は、内容証明に書かれている通り、法的措置を取ってください。

内容証明はあくまでも売掛金支払い催促の「最後通告」であることを取引先に知らしめなければなりません。内容証明だけ送って、売掛金の回収ができると勘違いしないようにしましょう。毅然とした態度で売掛金回収業務を行ないましょう。

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