売掛金未回収で貸倒れてしまったら「貸倒損失」で経費計上 貸倒損失の正しい計上方法

売掛金未回収で貸倒れてしまったら「貸倒損失」で経費計上 貸倒損失の正しい計上方法
 
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売掛金が未回収のまま、取引先が倒産などで代金の回収ができなくなった場合には、「貸倒れ」という状態になります。

もし取引先が、倒産や会社更生法などの法律によって、売掛金の支払いを免除されたり減額されてしまったりすると、回収そのものができなくなるのです。回収できずに貸倒れてしまった売掛金は「経費」として帳簿へ記録できます。帳簿へ記録することを会計用語で「計上」といいます。

貸倒れた売掛金は「貸倒損失」という名前で経費として計上します。しかし貸倒損失の計上が認められるためには、いくつか条件があります。条件を満たしていない未回収の売掛金は次の2つのどちらかで経費計上できます。

2つの勘定科目
  • 雑損失
  • 逆仕訳

この計上方法を誤ってしまうと、税務署から指摘を受け、追徴課税の対象となってしまう可能性があるため、正しい計上方法を知っておきましょう。

 
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売掛金未回収の処理は基本的に「貸倒損失」で計上できる

売掛金未回収の処理は基本的に「貸倒損失」で計上できる

売掛金未回収の経理処理は基本的に「貸倒損失」で計上できます。貸倒損失で計上するには3つの条件のうちどれか1つを満たしていなければなりません。

貸倒損失で計上する3つ条件
  • 法律的な貸倒れ
  • 事実上の貸倒れ
  • 形式上の貸倒れ

それぞれの条件を詳しく見ていきましょう。

 

A社長
売掛金の回収ができない場合、貸倒損失ってう勘定科目で計上するのはわかります。しかし貸倒れの種類によっては、貸倒損失という名目で計上できなくなるということですか?

B社長
そうだ。その通りです。この「法律的・事実上・形式上」の3つ以外の貸倒れの場合は「雑損失・逆仕訳」で計上しないといけないんです。

A社長
法律上はなんとなくわかります。ニュースとかでも会社更生法とか破産法とかいってますもんね。

B社長
僕も最初は事実上と形式上って一緒だと思ってましたからね(笑)

A社長
B社長でもそんな感じなんですね。ちゃんと理解できるように頑張ります!

 

法律的に貸倒れが発生する場合

会社更生法などで法律的に貸倒れが発生する場合、売掛金の切捨額免除額をそのまま「貸倒損失」として計上してください。

会社更生法とは?

会社更生法や民事再生法は破産と違い、資産の売却などを行なわずに会社や個人の財政状況を立て直す方法を定めている法律のことです。会社更生法が適用された場合、会社を立て直すための「更生計画」が立てられます。裁判所に選任された「更生管財人」という役割の人が現在の財務状況などを調査し、今後の事業計画や売掛金などの借金返済計画を含む「更生計画案」を作って、裁判所に提出します。

 

A社長
会社更生法って倒産じゃないですよね?

B社長
そうですね。倒産させずに株式会社を立て直すための法律であり制度です。

A社長
株式会社だけが使えるんですね。それ以外にはどんな法律や制度があるんですか?

B社長
株式会社以外の法人や個人事業主のである「民事再生法」や倒産や自己破産の法律である「倒産法」などがありますね。

 

切捨額とは?

裁判所は提出された更生計画案を確認し、適正な案であると認められてから更生計画が発動します。この更生計画の中には、現実的に返済できる売掛金などの借金額が書かれており、その内容に従って売掛金の一部が支払われます。この時に、裁判所の決定で回収できなくなった売掛金の金額が「切捨額」です。

免除額とは?

場合によっては、売掛金の全額支払いを免除されることもあります。裁判所が決定を下したことなので、それをくつがえして売掛金の回収はできません。売掛金支払いの免除で貸倒れになった金額は「免除額」という扱いになり、貸倒損失として経費に計上できます。

法律的な貸倒れとして貸倒損失で計上できるタイミング

法律的な貸倒れとして経費計上できるタイミングがあります。経費としてカウントするためには、会社更生法や民事再生法の決定が降りなければカウントできません。貸倒損失として計上できるタイミングは全部で6つです。

経費計上できるタイミング
  • 更正計画認可の決定
  • 再生計画認可の決定
  • 特別精算に係る協定の認可の決定
  • 債権者集会の協議決定
  • 債務免除通知(債権放棄)

更正計画認可の決定

会社更生法が適用されて、更生計画案の実行手続を裁判所が決定した状態で貸倒損失として経費にできます。

再生計画認可の決定

民事再生法が適用されて更生計画案の実行手続きを裁判所が決定した状態で貸倒損失として経費にできます。

特別精算に係る協定の認可の決定

会社法563条が適用された状態が「特別清算に係る協定の認可の決定」です。売掛金や約束手形などの支払いを受ける「権利」をもつ会社(債権者)と、支払う義務のある取引先「清算株式会社」との間で支払いに関する協定が結ばれ、その協定を裁判所が認可した段階で経費にできます。

「清算」とは法人が解散や破産で会社としての活動が終了する前に、それまで関与していた売掛金や買掛金といった「債権債務」を解消して、残りの財産を従業員に分配するときに使う言葉です。

 

A社長
特別清算ってことは、普通の清算もあるってことですよね?

B社長
そうです。通常清算と特別清算をまとめて法定清算、それにくわえて任意清算の3種類があります。

A社長
何が違うんですか?

B社長
通常清算は清算株式会社の株主総会で清算人という清算を担当する人が決められますが、特別清算は支払いを受ける債権者を守るために裁判所が清算人を決めるという違いがあります。

A社長
どんなときに特別清算になるんですか?

B社長
特別清算の方が通常清算よりも簡易的で素早く清算が決まります。早く清算をしたいという場合に特別清算が行なわれます。親会社が業績の悪い子会社を、グループ全体の利益アップのために整理する場合に特別清算を使うことが多いようです。

 

債権者集会の協議決定

取引先が破産申立をした後で、残っている資産を借金返済に充てるための協議を行なう債権者集会が開かれます。この債権者集会では、破産手続情報が開示され、その破産手続に支払いを受ける権利をもつ債権者の意見を反映させます。債権者集会は裁判所の管理下で行なわれる公式な集会です。

この集会の協議内容が裁判所に受理されたタイミングで経費にできます。

債務免除通知(債権放棄)

代金を支払ってもらえない期間が継続し、取引先の経営悪化などによって一部でも支払いができない場合、代金を受け取る権利を放棄して、強制的に貸倒損失に計上する方法です。

簡単にいうと、回収をあきらめて、さっさと経費に計上するという旨を文書にし、その申し出が裁判所に認めらたときに経費として計上できるということです。

あなたの会社から「代金を受け取る権利を放棄します」という文書を送り、その文書が裁判所から認められた場合に全額免除になります。

債権免除通知(債権放棄)で貸倒損失として経費にするためには「内容証明郵便」を利用し法的な債権放棄の証拠を残します。一方的に内容証明で債権免除を通知しても、取引先に売却できる資産などがある場合は貸倒損失で経費計上できなくなり、売掛金そのものが「寄附金」として扱われてしまいます。寄附金扱いになってしまうと、貸倒損失として計上するよりも低い金額しか計上できなくなるのです。

事実上の貸倒れが発生する場合

事実上の貸倒れとは、取引先の支払う資金がないために売掛金の回収が不可能になってしまった場合です。取引先の立場であれば、会社更生手続きや破産手続きを待つのみの状態ということです。この状態になってしまったら、売掛金の全額を貸倒損失に計上してください。切捨額や免除額のように、一部のみを貸倒損失にはできません。

金銭債権(売掛金や貸付金、未収金など)の全額が回収不能というのは、売掛金を支払うべき取引先の経営状況の悪化などで支払能力が下がり、売却できる資産も無い状態になっている場合です。要は破産寸前の状態です。

注意すべきは法的な貸倒れの場合、強制的に経費に計上されますが、事実上の貸倒れの場合はこちらから経費に計上する意思表示をしなくてはいけません。法人税の規定では回収不能が判明したタイミングでしか経費計上ができないと明記されています。意思表示をしない場合、法的消滅の処理が行なわれるまでは経費計上ができない可能性があります。

 

A社長
経費に計上できるなら問題がないのでは?

B社長
決算期を挟むと、本来経費として計上できるものが次の決算期になってしまうんです。

A社長
当期決算で計上できないと法人税の節税に影響しますね。

 

事実上の貸倒れは、全額の回収不能が条件になります。一部でも回収の見込みがある段階でこの規定を利用して経費計上した場合、貸倒損失とは認められません。

貸倒損失として計上できる回収不能の売掛金が、寄附金扱いになってしまいます。担保が手元にある場合は、担保分の売掛金が回収できる可能性もあるため、担保の処分後に残っている売掛金を貸倒損失として計上してください。

形式上の貸倒れ

請求書を出して何回か請求をしているものの、1年以上まったく入金が無いという場合、税法上「形式上の貸倒れ」として計上できます。ただし形式上の貸倒れとして計上する場合、単純に1年以上経過すればできるというものでもありません。次の5つの基準を満たしていなければ、計上ができないのです。

形式上の貸倒れにするための5つの基準
  • 継続的な取引がある
  • 売掛債権である
  • 取引先の資産状況や支払状況が悪化している
  • 取引停止から1年以上経過している
  • 備忘価額1円を残して損金経理している

継続的な取引がある

1度だけの取引では形式上の貸倒れとして計上できません。継続した取引のみが対象です。1度だけの取引で回収できないのであれば、時効なども問題もあるため、時効中断措置を行ない、売掛金回収を行ないましょう。

売掛債権である

貸倒損失として計上できるのは売掛金と未収請負金だけが対象です。貸付金や未収利息などは含まれていません。

取引先の資産状況や支払状況が悪化している

取引先の資産状況や支払状況が悪化していることを「証明」しなくてはなりません。取引先がただ単に支払わないというだけでは、貸倒れの条件にならないため注意が必要です。

取引停止から1年以上経過している

取引停止と判断する基準は、取引先と電話やメールなどの接触がなく、振込での入金があった場合は、その入金日が取引停止の起算日になります。取引停止は継続的に取引をしていることが前提になるため、1度だけの掛取引で売掛金が回収不能になったとしても対象にはなりませんので注意しましょう。

また、1円でも代金の支払いがあった場合、その支払日から1年が経過しないとこの条件が適用されないことも覚えておきましょう。

備忘価額1円を残して損金経理している

取引先と掛取引が終了してから1年以上経過した場合は

貸倒金額=債権金額-1円(備忘価額)

として計上できます。備忘価額とは、なんらかの理由で実質的な価値が無くなった資産などを帳簿に計上するときに使われるものです。1円や10円などの金額で計上します。

備忘価額を0円にして計上すると帳簿上ではその売掛金が存在しないことになってしまい、会計上で貸倒損失を把握できなくなる可能性があります。

 

A社長
1円でも支払っていると形式上の貸倒れにならないということですか?

B社長
そうです。1円でも支払いがあると、時効の中断要件である一部弁済金の支払いが適用されるので貸倒損失として計上できなくなるんです。

 

 
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売掛金未回収処理で貸倒損失が計上できない場合

売掛金未回収処理で貸倒損失が計上できない場合
売掛金未回収処理で貸倒損失として計上できない場合は、次の2つの処理方法で計上してください。

貸倒損失として計上できない場合の計上方法
  • 雑損失
  • 逆仕訳

それぞれの方法で計上できる状況を見ていきましょう。

雑損失

貸倒損失で計上できる条件を満たしていない場合、少額の未回収未収金は雑損失で計上してください。ただし雑損失で計上する場合は、発生頻度が低いものにのみ利用してください。

逆仕訳

逆仕訳は、間違った計上や修正したい計上に対して相殺するための計上方法です。売上のキャンセルなどで売掛金が発生した事実を削除する場合に使います。

借方貸方
売掛金200,000円売上高200,000円

本来の記帳は上記の状態で計上するのが普通です。しかしキャンセルによって売掛金が回収できなくなった場合に、借方(入ってくる側)と貸方(出ていく側)の内容を逆に記帳して、売掛金を相殺するのです。

借方貸方
売上高200,000円売掛金200,000円

手書きの帳簿の場合、一旦記帳した仕訳を削除できないため、この逆仕訳を使います。パソコンやクラウド経理の場合は修正や削除も容易ですが、手書きの帳簿を作成している場合は、この逆仕訳を使用してください。

 
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マルサに注意!貸倒損失で計上する場合の注意点

マルサに注意!貸倒損失で計上する場合の注意点
貸倒損失を計上する場合、国政局査察部、通称マルサに注意しなくてはなりません。もし間違った貸倒損失で計上していると、追徴課税などが加算される場合もあります。貸倒損失計上時には、マルサ対策として必ず貸倒損失計上の証拠書類を保管しておきましょう。

破たん債権の確定額に関する書類

貸倒損失として計上した金額を証明する書類です。

貸倒損失計上証明書類
  • 販売管理帳票
  • 請求書控
  • 不渡り手形の写し
  • 取引契約書
  • 相殺適状にある債務金額
  • 担保物の評価額

売掛金の種類によっては、他にも必要な書類があるため、詳しくは税務署に確認してください。

回収努力についての証拠書類

「売掛金が回収不能になったから貸倒損失で計上した」というのは、きちんと回収努力をした場合にのみ有効です。何も手を打たずに貸倒損失で計上しても認められません。

売掛金回収業務の証拠書類
  • 督促状
  • 売掛金の報告書
  • 稟議書

これらの書類は必ず保管しておきましょう。

支払能力についての証拠書類

事実上の貸倒れについての証拠書類です。

事実上の貸倒れを証明する書類
  • 取引先の決算書
  • 信用調査会社の調査書
  • 不動産登記簿謄本
  • 管財人からのヒアリングメモ

貸倒損失額について

法律的な貸倒れによる場合は、更生計画の認可決定書などの証拠書類が必要です。

法律的な貸倒れを証明する証拠書類
  • 認可決定通知書
  • 協議決定にもとづく切捨額決定書
  • 債権放棄通知書
 
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売掛金未回収時の処理方法を覚えて正しい確定申告を行なおう

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売掛金未回収時に正しい処理方法で経費計上できれば節税もできますが、一番良いのは未回収を防ぐことです。未回収にならないための対策を取り、売掛金の未回収が会社の損失にならないようにしておきましょう。対策を行なっていても未回収になる場合は、正しい計上方法で確定申告に臨んでくださいね。

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株式会社デキタ 渡邉
株式会社デキタの代表取締役。資金調達に関する知識を身に付けるために「ファクタリングで資金調達デキタ!」を制作・運営。その延長線上で、事業者の利用する資金調達方法に焦点を当てた当サイトを企画・制作・運営。 資金調達に関する記事執筆は2018年より開始。複数の税理士やファイナンシャルプランナーと交流しながら、記事執筆をつづける。