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売掛金が未回収時の処理方法は「貸倒損失」で計上し節税対策!計上できない場合には雑損失or逆仕訳

クレジットカード決済を導入する前に知っておくべきこと 売掛金問題の解決方法と予防策

売掛金が未回収の場合、経理で処理するには「貸倒損失」で計上します。

貸倒損失とは、売掛金を含む法人の金銭債権において、次の3つの事実が起こった際に損金として経費計上することです。

貸倒損失と認められる3つの事実
  • 金銭債権が切り捨てられた場合
  • 金銭債権の全額が回収不能となった場合
  • 一定期間取引停止後弁済がない場合等

しかし貸倒損失の計上が認められるのは、いくつか条件があります。もし貸倒損失として計上できない場合は、次の2種類の計上方法で記帳してください。

貸倒損失以外の2つの計上方法
  • 雑損失
  • 逆仕訳

条件を満たしていない未回収の売掛金はこの2つで計上されます。

売掛金の未回収で負った損失を貸倒損失で計上することで、節税効果を見込むことができます。これにより間接的に、売掛金が回収できなかった分の補填をすることが可能となるのです。

売掛金未回収の処理は基本的には「貸倒損失」で計上できる

売掛金未回収の経理処理は、基本的に貸倒損失で計上できます。

貸倒損失で計上するには次の3つの条件のうち、どれか1つを満たしていなければなりません。

貸倒損失で計上できる条件
  • 法律的な貸倒れ
  • 事実上の貸倒れ
  • 形式上の貸倒れ

それぞれの条件を詳しく見ていきましょう。

 

売掛金が回収できないときの経理上の計上方法は?
売掛金の回収ができない場合、経理上ではどのように計上すべきなのですか?

売掛金が回収できないときには貸倒損失の処理となる。
基本的には「貸倒損失」となる。しかし貸倒れになった状況に応じて、計上できない場合もある。

貸倒には種類がある
貸倒れにも種類があるんですね。

複数の貸し倒れがあることを知っておくとよいだろう。
そうだ。破産の場合は法律的な貸倒れだが、それ以外の貸倒れにも種類があるのだ。

 

法律的に貸倒れが発生する場合

法律的な貸倒れというのは、取引先が資金繰りの悪化や倒産などで支払いができなくなり、裁判所から売掛金を含む債権(借金)の支払いを免除された場合を指します。

会社更生法などで法律的に貸倒れが発生する場合、売掛金の切捨額や免除額を、そのまま貸倒損失として計上します。

全部で6つの状態があります。

形式上の貸倒れにするための5つの状態
  • 更正計画認可の決定・・・会社更生手続を裁判所が決定した状態
  • 再生計画認可の決定・・・更生計画認可が個人事業主の場合
  • 特別精算に係る協定の認可の決定・・・債権をもつ会社が協定を結び和解契約を結んだ状態
  • 債権者集会の協議決定・・・破産手続情報を開示し、破産手続に債権者の意見を反映させるため裁判所の管理下のもと開催される集会で対応が決定された状態
  • 債務免除・・・債務超過の状態が相当期間継続し、弁済を受けられない場合で、債務免除を裁判所から書面により通知された状態

どの内容も裁判所が関わっています。

債権免除をするためには「内容証明郵便」を利用して、未回収の売掛金を経費に計上するための証拠を残してください。一方的に内容証明で債権免除を通知しても、取引先に売却できる資産などがある場合は寄附金として扱われてしまい、経費に計上できなくなります。

 

破産の貸倒には注意
破産で貸倒れたら、売掛金が寄附金扱いになるのは厳しいですね。

取引先の経営状況をある程度知っておくことは大事。
だからこそ、取引先の経営状況には注意を払っておく必要がある。

 

事実上の貸倒れが発生する場合

事実上の貸倒れとは、支払う能力がないために売掛金の回収が不可能になってしまった場合です。取引先の立場であれば、会社更生手続きや破産手続きを待つのみの状態ということです。この状態になってしまったら、売掛金の全額を貸倒損失に計上してください。

一部のみを貸倒損失にはできません。切捨額や免除額ではなく全額経費として計上してください。金銭債権の全額が回収不能というのは、売掛金を支払うべき取引先の経営状況の悪化などで支払能力が下がり、売却できる資産も無い状態になっている、要は破産寸前の状態です。

法律的な貸倒れの場合、強制的に経費に計上されますが、事実上の貸倒れの場合はこちらから経費に計上する意思表示をしなくてはいけません。法人税の規定では回収不能が判明したタイミングでしか経費計上ができないと明記されています。意思表示をしない場合、法的消滅の処理が行なわれるまでは経費計上ができなくなる可能性があります。

 

タイミングを逃すと寄付金扱い
これもタイミングを逃すと寄附金扱いになるんですか?

形状のタイミングがずれる
寄附金というよりも、計上できるタイミングがズレるということだな。

経費として計上であれば問題がない気がする
経費として計上できるなら問題がないのでは?

経費計上で重要なのは、決算期をまたぐかどうかだ。
決算期を挟むと、本来経費として計上できるものが次の決算期となるわけだ。

決算までに経費計上したほうが節税対策になることも。
当期決算で計上できないと法人税の節税に影響しますね。

 

事実上の貸倒れは、全額の回収不能が条件になります。一部でも回収の見込みがある段階でこの規定で経費計上を行なった場合、貸倒損失とは認められない可能性があります。

担保が手元にある場合は、担保分の売掛金が回収できる可能性もあるため、担保の処分後に残っている売掛金を貸倒損失として計上してください。

形式上の貸倒れ

請求書を出して何回か請求をしているものの、1年以上まったく入金が無いという場合、税法上「形式上の貸倒れ」として計上できます。ただし形式上の貸倒れとして計上する場合、単純に1年以上経過すればできるというものでもありません。次の5つの基準を満たしていなければ、計上ができないのです。

継続的な取引がある

1度だけの取引では形式上の貸倒れとして計上できません。継続した取引のみが対象です。1度だけの取引で回収できないのであれば、時効なども問題もあるため、時効中断措置を行ない、売掛金回収を行ないましょう。

参照 売掛金には時効がある!?早めに回収しないと時効を迎えもらえなくなる

 

売掛債権である

貸倒損失として計上できるのは売掛金と未収請負金だけが対象です。貸付金や未収利息などは含まれていません。

取引先の資産状況や支払状況が悪化している

取引先の資産状況や支払状況が悪化していることを「証明」しなくてはなりません。取引先がただ単に支払わないというだけでは、貸倒れの条件にならないため注意が必要です。

取引停止から1年以上経過している

取引停止と判断する基準は、取引先と電話やメールなどの接触がなく、振込での入金があった場合は、その入金日が取引停止の起算日になります。

取引停止は継続的に取引をしていることが前提になるため、1度だけの掛取引で売掛金が回収不能になったとしても対象にはなりませんので注意しましょう。

また、1円でも代金の支払いがあった場合、その支払日から1年が経過しないとこの条件が適用されないことも覚えておきましょう。

備忘価額1円を残して損金経理している

取引先と掛取引が終了してから1年以上経過した場合は

貸倒金額=債権金額-1円(備忘価額)

として計上できます。備忘価額とは、なんらかの理由で実質的な価値が無くなった資産などを帳簿に計上するときに使われるものです。1円や10円などの金額で計上します。

備忘価額を0円にして計上すると帳簿上ではその売掛金が存在しないことになってしまい、会計上で貸倒損失を把握できなくなる可能性があります。

 

1円でも払うと形式上では貸倒にはならない
1円でも支払っていると形式上の貸倒れにならないということですか?

逆に1円でも支払われると複雑になってしまう
そうだな。1円でも支払いがあると、時効の中断要件である一部弁済金の支払いが適用されるので貸倒損失として計上できなくなるのだ。

 

売掛金未回収処理で貸倒損失が計上できない場合

売掛金未回収処理で貸倒損失として計上できない場合は、次の2つの処理方法で計上してください。

貸倒損失として計上できない場合の計上方法
  • 雑損失
  • 逆仕訳

それぞれの方法で計上できる状況を見ていきましょう。

雑損失

雑損失は少額の未回収未収金がある場合に使います。ただし雑損失で計上する場合は、発生頻度が低いものにのみ利用してください。

逆仕訳

逆仕訳は、間違った計上や修正したい計上に対して相殺するための計上方法です。売上のキャンセルなどで売掛金が発生した事実を削除する場合に使います。

借方貸方
売掛金200,000円売上高200,000円

本来の記帳は上記の状態で計上するのが普通です。しかしキャンセルによって売掛金が回収できなくなった場合に、借方(入ってくる側)と貸方(出ていく側)の内容を逆に記帳して、売掛金を相殺するのです。

借方貸方
売上高200,000円売掛金200,000円

パソコンやクラウド経理の場合は修正や削除も容易です。しかし手書きの帳簿を作成している場合は、一旦記帳した仕訳を削除できないため、この逆仕訳を使用してください。

マルサに注意!貸倒損失で計上する場合の注意点

貸倒損失を計上する場合、国政局査察部、通称マルサに注意しなくてはなりません。もし間違った貸倒損失で計上していると、追徴課税などが加算される場合もあります。貸倒損失計上時には、必ず貸倒損失計上の証拠書類を忘れずに保管しておきましょう。

破たん債権の確定額についての証拠書類

貸倒損失として計上した金額を証明する書類です。

貸倒損失の計上証明書類
  • 販売管理帳票
  • 請求書控
  • 不渡り手形の写し
  • 取引契約書
  • 相殺適状にある債務金額
  • 担保物の評価額

回収努力についての証拠書類

「売掛金が回収不能になったから貸倒損失で計上した」というのは、きちんと回収努力をした場合にのみ有効です。何も手を打たずに貸倒損失で計上しても認められません。

回収努力の証明書類
  • 督促状
  • 売掛金の報告書
  • 稟議書

支払能力についての証明書類

証明書類
  • 取引先の決算書
  • 信用調査会社の調査書
  • 不動産登記簿謄本
  • 管財人からのヒアリングメモ

貸倒損失額についての証明書類

貸倒損失額についての証明書類
  • 認可決定通知書
  • 協議決定にもとづく切捨額決定書
  • 債権放棄通知書

売掛金が未回収の時には正しい処理・正しい申告を

売掛金が未回収となってしまったときには、正しい処理方法で経費計上できれば節税をすることも可能です。ただし一番良いのは未回収を防ぐことです。未回収になりそうなときは、早めに対策を取っておきたいところです。たとえば内容証明を送ったり、そもそもの売掛債権を売却してしまったりと、さまざまな方法があります。

どのような状態であっても、売掛金の未回収が会社の損失にならないようにしておきましょう。対策を行っていても未回収になる場合は、正しい計上方法で確定申告にのぞみましょう。もし計上方法が分からない場合には、税理士など税務の知識を持つ専門家に話を持ち掛けてみるのもよいでしょう。

 

売掛金が回収できないと、面倒が増えてしまう。
売掛金はもらって当然の売り上げだ。それなのに上手く回収することができないと、余計な仕事が増えてしまう。もしよく分からない場合には、専門会の知識を借りた方が、後々問題が起こり辛いと思うぞ。

 

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